Business Process Automation für die BLS AG
Die Beschaffungsabteilung der BLS suchte nach einer neuen Lösung, um den Ausschreibungsprozess zu automatisieren, da das bisherige Excel-VBA-Tool den Anforderungen nach dem Wechsel zu SharePoint Online nicht mehr gerecht wurde. Ziel war es nicht nur, das alte Tool zu ersetzen, sondern auch die Prozesse zu standardisieren, um den gesamten Ausschreibungsablauf effizienter zu gestalten.
BLS AG
Die BLS AG ist ein Schweizer Bahnunternehmen mit Sitz in Bern. Mit über 3000 Mitarbeitenden betreibt sie ein umfassendes Schienennetz in den Kantonen Bern, Wallis und Solothurn, einschliesslich wichtiger Strecken wie der Lötschbergbahn und dem RegioExpress Bern-Neuenburg. Ausserdem bietet sie Schifffahrtsdienste auf dem Thuner- und Brienzersee an.
Ausgangslage
Die Beschaffungsabteilung der BLS benötigte eine Lösung, um den Ausschreibungsprozess zu automatisieren. Da das bisherige Excel-VBA-Tool nicht mehr den Anforderungen entsprach und die Migration zu SharePoint Online zu komplex war, waren zusätzliche Funktionen erforderlich, um die Genehmigungsprozesse zu standardisieren und den gesamten Ablauf zu verbessern.
Lösung: AgilePoint und SharePoint-Integration
Deshalb entschied sich die BLS, die Expertise von 1stQuad in Anspruch zu nehmen, um eine neue Ausschreibungsplattform zu entwickeln. Gemeinsam wurde das alte Excel-VBA-Tool durch eine Plattform auf Basis von AgilePoint und SharePoint ersetzt. AgilePoint ermöglichte die flexible Automatisierung von Geschäftsprozessen und liess sich nahtlos in SharePoint-Online integrieren, was perfekt den Anforderungen der Beschaffungsabteilung entsprach.
Die neue Lösung automatisiert den gesamten Ausschreibungsprozess, schafft klare Vorgaben und Verantwortlichkeiten und führt zu einem strukturierten und transparenten Ablauf. Hier sind einige der Hauptfunktionen und Aktivitäten, die mit der Lösung durchgeführt werden können:
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Verwaltung von Ausschreibungen: Benutzer können neue Ausschreibungen erstellen, bestehende ändern und den Status jeder Ausschreibung verfolgen.
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Automatisierung wiederkehrender Prozesse: Dazu gehören das Erstellen von SharePoint-Seiten und Dokumentenablagen für Ausschreibungen, das Befüllen von Vorlagen mit relevanten Daten und die Verwaltung von Freigabeprozessen.
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Integration von Vorlagen und Standardstrukturen: Dadurch können alle Ausschreibungen einheitlich und strukturiert ablaufen, was die Zusammenarbeit erleichtert und den Prozess effizienter macht.
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Direkte Echtzeitkommunikation: Mitarbeiter können Nachrichten austauschen und Dateien teilen.
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Zentraler Zugriff auf Dokumente: Alle relevanten Dateien und Informationen werden zentral gespeichert, was die Verwaltung und den Zugriff für alle Projektbeteiligten erleichtert.
Dank des Portals können Mitarbeiter Ausschreibungen überblicken, für die sie zuständig sind, und die erforderlichen Aufgaben im Beschaffungsprozess bequem erledigen.
Bequeme Suche
Mithilfe der PnP Modern Search Lösung wurde eine Suchfunktion implementiert, die es Mitarbeitern ermöglicht, schnell und einfach benötigte Dokumente zu finden. Mitarbeiter können nach Datum, Ausschreibungsart oder verantwortlicher Abteilung filtern, um die Ergebnisse besser einzugrenzen. Ausserdem können sie im Archiv abgeschlossener Ausschreibungen nach älteren Projekten und Dokumenten suchen. Die Suchfunktion schlägt während der Eingabe mögliche Suchbegriffe vor, um die Effizienz zu steigern und Tippfehler zu vermeiden.
Umsetzung
Die Lösung wurde mithilfe von 16 AgilePoint Apps, drei SharePoint Online Site Collections und Microsoft Teams Channels umgesetzt.
Die AgilePoint Apps decken alle notwendigen Prozesse für Ausschreibungen ab, wie das Eröffnen neuer Ausschreibungen, das Vornehmen von Änderungen an bestehenden Ausschreibungen, verschiedene Freigabestufen und die Überprüfung der Einhaltung von Vorschriften. Sie generieren auch Annahme- und Ablehnungsschreiben für Teilnehmer an Ausschreibungen.
Die SharePoint Site Collections dienen zur Verwaltung von Ausschreibungen, Dokumentenvorlagen und der Archivierung. Sie enthalten auch Metadaten, die von AgilePoint genutzt werden, um Workflows zu steuern und die Dokumentenablagen anzupassen. Mitarbeiter können Dokumentenvorlagen ohne Einfluss auf die Ausschreibungen bearbeiten.
Microsoft Teams wird eingesetzt, um die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Projektbeteiligten zu verbessern. In den MS Teams-Channels können Projektteams, Verantwortliche der Ausschreibungen und andere Stakeholder direkt miteinander kommunizieren und relevante Dateien zentral ablegen.
Ergebnisse
Mit der neuen Lösung konnte die BLS erstmals alle Beschaffungsvorgänge über eine zentrale Datenbank verfolgen und steuern. Dies führte zu einer erheblichen Effizienzsteigerung, da auch kleinere Beschaffungsvorgänge besser kontrolliert werden konnten. Die einheitliche Struktur und die Nutzung von Basisvorlagen erleichterten die Arbeit für alle Beteiligten und sorgten für eine bessere Zusammenarbeit. Durch die Digitalisierung der Freigabeprozesse wurden klare Vorgaben und Verantwortlichkeiten geschaffen, was zu einem strukturierten und transparenten Ablauf führte.
Dank der mobilen Fähigkeit von SharePoint und AgilePoint können Beschaffungsprozesse auch von unterwegs verfolgt, ausgelöst und genehmigt werden, was die Flexibilität und Reaktionsfähigkeit der BLS erhöht.