Automatisierung von Geschäftsprozessen für eine regierungsnahe Organisation

Ausgangssituation: Ineffiziente Prozesse und fehlende Standardisierung beim Kunden

 

Der Kunde sah sich mit verschiedenen Herausforderungen konfrontiert, die auf manuelle Prozesse zurückzuführen waren. Im MLC-Management wurden Excel-Tabellen eingesetzt, um Informationen wie Neueinstellungen, Jobwechsel, und Austritte zu verwalten. Diese Tabellen wurden mehrfach kopiert und an unterschiedliche Teams verteilt, was zu Ineffizienzen und Unsicherheiten über den Status der Prozesse führte. Für das MLC-Team war dieser Workflow unübersichtlich, was den Informationsfluss und die Koordination erschwerte.

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Darüber hinaus fehlte ein standardisierter Ansatz für das Anforderungsmanagement bei Änderungen und Entwicklungen von Softwareprojekten. Dokumentationen waren oft umfangreich, und die Kommunikation lief vorwiegend über E-Mails oder Gespräche, was es erschwerte, den Fortschritt nachzuvollziehen und Änderungen nachzuverfolgen.

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Zusätzlich wurde der Austausch mit externen Partnern ausschliesslich per E-Mail organisiert, was die Notwendigkeit für eine automatisierte und sichere Lösung zur Datenübermittlung unterstrich.

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Um diese Herausforderungen zu bewältigen, entschied sich der Kunde für eine Prozessautomatisierung mit AgilePoint, welches bereits in die IT-Infrastruktur des Unternehmens integriert war. 1stQuad wurde hinzugezogen, um die Digitalisierung und Automatisierung der Abläufe voranzutreiben.

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Lösung: Nahtlose Workflow-Anpassung und Benutzerfreundlichkeit durch SharePoint

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1stQuad begleitete den Kunden bei der Erstellung und Anpassung von Workflows. Wir entwickelten klare Prozessschritte, Genehmigungswege und Bedingungen, die den Unternehmensrichtlinien entsprachen. Anschliessend wurden diese Workflows reibungslos in die bestehende IT-Umgebung des Kunden integriert.

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Um den Mitarbeitern einen leichten Zugang zu den Workflows zu ermöglichen, entwickelten wir eine benutzerdefinierte Oberfläche, basierend auf der bereits etablierten SharePoint-Plattform. Diese vertraute Umgebung ermöglichte es den Mitarbeitern, verschiedene Prozesse mühelos zu verwalten. Dadurch wurde ein zentraler Knotenpunkt geschaffen, der alle relevanten Informationen und Prozesse zusammenführte.

 

Mitarbeiterlebenszyklus

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Mit AgilePoint haben wir die Verwaltung des Employee Lifecycle (MLC) automatisiert, die zuvor manuell in Excel-Tabellen durchgeführt wurde. Dadurch wird nun eine einheitliche Datenpflege gewährleistet, und sowohl die IT als auch die Mitarbeiter können den Status und Fortschritt der Prozesse in Echtzeit nachverfolgen. Einige Anwendungsbeispiele sind:

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• Onboarding: Der neue Prozess stellt sicher, dass neue Mitarbeitende vor ihrem Start in allen relevanten Systemen erfasst werden. Gleichzeitig wird die Hardware vorbereitet und der Arbeitsplatz eingerichtet. Im Falle von Problemen sorgen detaillierte Logs für eine schnelle Fehlerbehebung.

• Offboarding: Beim Austritt von Mitarbeitenden wird ihr Zugang zu allen Systemen gesperrt, und die Rückgabe von Firmeneigentum wird geregelt.

• Arbeitsplatzwechsel: Mitarbeitende können Anfragen für Arbeitsplatzwechsel stellen, die automatisch an die zuständigen Vorgesetzten und Abteilungen zur Genehmigung weitergeleitet werden. Der Status dieser Anfragen ist jederzeit nachvollziehbar.

• Datenaktualisierungen: Mitarbeitende haben die Möglichkeit, persönliche Daten wie Adressen, Kontaktdetails oder Bankverbindungen selbstständig im Self-Service zu ändern.

• Homeoffice: Wenn Homeoffice beantragt wird, werden die benötigten Ressourcen zur Verfügung gestellt. Änderungen oder das Ende des Homeoffice werden ebenfalls automatisch von AgilePoint verarbeitet.

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Anforderungsmanagement

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AgilePoint automatisiert den gesamten Prozess, wenn eine bestehende Anwendung geändert oder eine neue entwickelt werden soll, vom Antrag bis hin zur Genehmigung und Dokumentenerstellung. Dieser Prozess funktioniert ähnlich einer Ausschreibung und läuft wie folgt ab:

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• Definition der Anforderungen: Benutzer legen fest, ob es sich um ein neues oder ein bestehendes Projekt handelt und erhalten eine automatisch generierte Projekt-ID zur Identifizierung. Danach erfassen sie Details wie verantwortliche Stellen, die aktuelle Situation, das gewünschte Ziel, potenzielle Risiken, Vorteile und Fristen.

• Überprüfung: Die Anforderungen werden an das gesamte Projektteam weitergeleitet.

• Bewertung: Nach der Freigabe werden automatisch Dokumente im Word- oder PDF-Format erstellt und an potenzielle Lieferanten gesendet, die ihre Einschätzung basierend auf den festgelegten Anforderungen abgeben können.

• Dokumentation der Lösungsvorschläge: Am Schluss entsteht ein Dokument, das alle Anforderungen und Lösungsvorschläge zusammenfasst, inklusive Kosten, Risiken und weiteren wichtigen Informationen. Dieses Dokument wird vom gesamten Projektteam nochmals geprüft, um zu entscheiden, ob das Projekt im vorgegebenen Budgetrahmen realisierbar ist.

 

Dieser standardisierte Ablauf sorgt für eine systematische Erfassung der Anforderungen und erleichtert deren Überprüfung sowie den Vergleich verschiedener Projekte.

 

Optimierte Kommunikation mit externen Partnern

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Zur Verbesserung der Sicherheit beim Datenaustausch wurden Partnerunternehmen des Kunden direkt in das System eingebunden. Anstelle von ungeschützten E-Mails wird nun ein sicheres Formular genutzt, das über einen verschickten Link erreichbar ist. Über dieses Formular können Anfragen gestellt, der Betreff und das zuständige Team festgelegt und Dateien hochgeladen werden. Zudem können Rückfragen gestellt werden. Diese Methode gewährleistet Verschlüsselung und Sicherheit, während die übermittelten Daten in SharePoint gespeichert werden.

 

Dieser neue Ansatz bringt neben der Sicherheitsverbesserung auch Effizienzgewinne. Die zentrale Verwaltung der Informationen ermöglicht eine schnellere Bearbeitung von Anfragen, und der gesamte Verlauf sowie der Status von Anfragen können jederzeit von jedem Teammitglied eingesehen werden.

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Ergebnisse 

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Mit der Implementierung von AgilePoint und der Automatisierung manueller Tätigkeiten konnte der Kunde seine Prozesse schlanker und effizienter gestalten. Dabei wurde gewährleistet, dass alle Vorgänge den Unternehmensrichtlinien entsprechen und alle Informationen rechtzeitig bereitgestellt werden. Die Transparenz der Abläufe hat sich verbessert, sodass die Mitarbeiter alle Prozessschritte in Echtzeit mitverfolgen können.

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Im Laufe der Zusammenarbeit wurden auch weitere Geschäftsprozesse, wie zum Beispiel im Finanzwesen, der Büroadministration und dem Besuchermanagement, automatisiert.