Process Automation mit AgilePoint bei der Rhätische Bahn
Die Rhätische Bahn (RhB) hat sich intensiv mit der Automatisierung von Workflows beschäftigt und im Zuge ihrer Digitalisierungsstrategie nun aktiv begonnen, eine geeignete Workflow-Engine auszuwählen und einzuführen.
1stQuad stand der RhB als Partner bei der Prozessautomatisierung in allen Phasen beratend und operativ zur Seite. Zu den Aufgaben gehörten die Identifizierung von Bedürfnissen und Anforderungen, die Auswahl der passenden Workflow-Engine, die Implementierung der ausgewählten Lösung sowie die Entwicklung massgeschneiderter Anwendungen. Zudem wurden die Test- und Produktionsumgebungen eingerichtet, Umsysteme integriert, und die digitalisierten Prozesse in Betrieb genommen und betreut.
Über die Rhätische Bahn AG
Mit einem Streckennetz von 384 Kilometern und rund 1.500 Mitarbeitenden transportiert die RhB jährlich ca. 12 Millionen Reisende durch Graubünden. Besonders bekannt sind die Bernina- und Albulalinien, die seit 2008 als UNESCO-Welterbe gelten. Ein Wahrzeichen der RhB ist das beeindruckende Landwasserviadukt.
Die IT-Landschaft der RhB ist eine heterogene Umgebung aus klassischer lokaler Infrastruktur und Cloud-Diensten. Komponenten aus Office 365 werden bereits aktiv genutzt.
Implementierung der Anwendungsfälle
Die beiden Anwendungsfälle, die im Rahmen des Projekts umgesetzt wurden, dienten gleichzeitig als Trainingsobjekte. 1stQuad definierte die erforderlichen Schritte für die Implementierung, organisierte Schulungen und prüfte die ordnungsgemässe Umsetzung der Use Cases. Darüber hinaus wurde ein spezielles Schulungskonzept für Key-User entwickelt, das den Schwerpunkt auf die Überwachung, Fehleranalyse und Problemlösung von Prozessinstanzen legte.
Lernen durch Handeln
Um eine klare Struktur für die Workflow-Entwicklung zu schaffen, wurde eine Governance-Richtlinie entwickelt, die Regeln für Rollen, Berechtigungen, und Wiederverwendbarkeit festlegt. Diese Richtlinie enthält ausserdem „Dos“ und „Don’ts“, die sicherstellen, dass zukünftige Workflows reibungslos funktionieren und keine Barrieren für Weiterentwicklungen entstehen. Prozessverantwortliche wurden in einem Workshop mit den neuen Konzepten vertraut gemacht.
Richtlinien und Rollout-Konzepte
Unser Team hat umfangreiche Richtlinien und Konzepte erstellt, die den laufenden Betrieb der Workflows regeln. Diese beinhalten Vorgaben zu Berechtigungen, Anwendungsstrukturen und der Wiederverwendbarkeit von Prozessen. In Zusammenarbeit mit den Prozessverantwortlichen wurde ein Rollout-Plan erarbeitet und in Workshops implementiert.
Teamaufbau und Wissenstransfer
Um die IT- und Business-Analyse-Ressourcen der RhB bestmöglich zu nutzen, wurde gemeinsam mit 1stQuad ein Governance-Konzept entwickelt und ein umfassendes Berechtigungssystem erarbeitet. Das Super-User-Konzept und entsprechende Schulungen halfen dabei, ein internes Team zu entwickeln, das in der Lage ist, Workflows eigenständig zu erstellen und zu betreuen.
Dank gezielter Schulungen und Pair-Programming konnte die RhB ein Team aufbauen, das End-to-End-Workflows selbstständig entwickelt und implementiert. Bei Bedarf steht ein On-Demand-Support bereit, um das Team zu unterstützen.