Prozessautomatisierung und Digitale Transformation für eine Finanzorganisation

Prozessautomatisierung bei eingeschränkten IT-Ressourcen

 

Unser Kunde war auf der Suche nach einer Lösung, um wiederkehrende manuelle Prozesse zu automatisieren, ohne die Kapazitäten der internen IT-Abteilung zu strapazieren. Die gesuchte Lösung sollte so benutzerfreundlich sein, dass auch Mitarbeiter ohne technisches Fachwissen in der Lage wären, Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Nach einer sorgfältigen Analyse der verfügbaren Optionen auf dem Markt fiel die Wahl auf AgilePoint. Diese Plattform bietet eine Möglichkeit zur Automatisierung von Prozessen ohne Programmierkenntnisse und verfügt über einen intuitiven Drag-and-Drop-Editor. Für die Implementierung und Unterstützung bei der Digitalisierung der Prozesse wandte sich der Kunde an 1stQuad.

 

Installation und Vorbereitung von AgilePoint

 

Wir haben AgilePoint in die bestehende IT-Landschaft des Kunden integriert, konfiguriert und die Plattform so vorbereitet, dass die Mitarbeitenden eigenständig Prozesse erstellen können. Dafür wurden Schulungen vor Ort angeboten, bei denen das Business-Team zunächst die Arbeitsweise unseres Teams beobachtete. Schrittweise übernahmen sie selbst die Aufgaben, während unser Team nur noch die Resultate überprüfte oder bei komplexeren Aufgaben unterstützte.

 

Vor-Ort-Einrichtung komplexerer Prozesse

 

Bei Bedarf an Unterstützung für komplexe Prozesse, bei denen sich das Team des Kunden unsicher fühlte, war unser Team einen Tag vor Ort, um bei der Implementierung zu helfen. Danach hatten die Mitarbeitenden eine Woche Zeit, um den Prozess eigenständig zu testen. Eine Woche später kehrte unser AgilePoint-Team zurück, um die Testergebnisse zu besprechen und Anpassungen vorzunehmen. Sobald der Kunde mit dem Ergebnis zufrieden war, erklärten wir die technische Funktionsweise und stellten eine ausführliche Dokumentation bereit, damit das Team den Prozess eigenständig betreuen konnte.

 

Use Case: Automatisiertes Berechtigungsmanagement

 

AgilePoint unterstützte den Kunden massgeblich im Bereich des Berechtigungsmanagements. Früher wurde für jede neue Anwendung ein individuelles Berechtigungskonzept entwickelt, das den Zugriff auf sensible Daten und die Zuweisung von Berechtigungen regelte. Diese Konzepte mussten jährlich überprüft und aktualisiert werden. Der Kunde führte eine Excel-Liste, um den Überblick zu behalten. Manuell wurde geprüft, ob ein Update erforderlich war, und bei Bedarf wurden die Verantwortlichen kontaktiert. Mit mehreren Hundert Anwendungen war dieser manuelle Prozess jedoch sehr zeitintensiv.

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Für die Automatisierung des Berechtigungsmanagements benötigte unser Team lediglich 15 Tage, einschliesslich der Anforderungsanalyse, Implementierung, Einführung und Dokumentation. Seitdem übernimmt AgilePoint folgende Aufgaben:

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• Automatische Überwachung der Berechtigungskonzepte: AgilePoint überprüft täglich, ob Konzepte auslaufen oder aktualisiert werden müssen. Dabei entfällt das manuelle Prüfen der Excel-Listen vollständig. Sobald eine Aktualisierung erforderlich ist, informiert das System automatisch die zuständigen Mitarbeitenden. Dies sorgt nicht nur für Zeitersparnis, sondern stellt auch sicher, dass alle Fristen eingehalten werden.

• Effiziente Erstellung neuer Berechtigungskonzepte: Mitarbeitende müssen nur die Applikationsnummer eingeben, und das System lädt alle relevanten Daten automatisch. Für bestehende Anwendungen wird das Berechtigungskonzept bereits vorausgefüllt. Nach Eingabe der nötigen Informationen wird der Prozess zur Überprüfung weitergeleitet, sodass das Team die Daten schnell prüfen und das Konzept freigeben kann.

• Sobald die erforderlichen Informationen eingegeben sind, wird der Prozess automatisch zur Überprüfung weitergeleitet. Die Daten werden direkt in das Konzept integriert, ohne dass manuelle Eingaben nötig sind. Das Team kann die Daten gezielt prüfen und sicherstellen, dass alle notwendigen Informationen vollständig sind. Dies beschleunigt den Überprüfungsprozess und führt zu einer schnelleren Freigabe des Konzepts.

• Schnellere Aktualisierung von Berechtigungskonzepten: Statt lange Dokumente zu durchforsten, zeigt das System den Mitarbeitenden nur die relevanten Abschnitte, die überarbeitet werden müssen. Das dynamische Formular stellt gezielte Fragen und Auswahlmöglichkeiten bereit, die genau auf die jeweiligen Konzepte abgestimmt sind. Dadurch wird die Bearbeitung vereinfacht und der Zeitaufwand deutlich verringert.